Konica Minolta Medical & Graphic Imaging Europe GmbH

Beim Umzug Umstieg

Medizintechnik-Sparte von Konica Minolta wechselte mit dem Büro auch die Telefonanlage.

Speicherfolien-Systeme für die Radiologie, DR Technik, Laser-Imager für die Bildausgabe sowie Röntgen- und Laserfilme: Das Produktportfolio der Medizintechnik-Sparte von Konica Minolta ist denkbar breit. Als das Unternehmen aus München-Neuperlach ins benachbarte München-Riem umzog, nutzte es die Gunst der Stunde: Ein neues IP-basiertes Telefonsystem von Swyx ersetzt heute die alte konventionelle Anlage.

Der Umzug bot die ideale Gelegenheit, sich von ungeliebter Technik endgültig zu trennen. Das in die Jahre gekommene System der Telekom war zwar längst abgezahlt, kostete bei jeder Wartung jedoch weiterhin einen erheblichen Betrag.

Zauberformel „UC“

Auch in punkto Features konnte die antiquierte Anlage keine Lorbeeren ernten. „Dass Telefon und Computer nicht integriert sind, hat uns an der alten Lösung am meisten gestört”, kommt Marcus Koch, IT-Leiter von Konica Minolta schnell auf den Punkt. „Eigentlich sollte das heute in jedem Büro selbstverständlich sein”. IP-basiert sollte das neue System sein – das stand für Koch von Anfang an fest.

Mit dieser klaren Vorgabe startete Konica Minolta ein Schaulaufen der gängigen Anbieter (finde es nicht gut, die anderen Namen zu erwähnen) wie Siemens und Cisco. Sie alle bekamen die ausführliche Gelegenheit zu präsentieren, was sie in Sachen Unified Communications (UC) zu bieten hatten. Die kritischen Entscheider waren wenig überzeugt.

In dieser Situation hatte ein mittelständischer Anbieter die richtige Lösung im Gepäck: Das Münchner ITK-Systemhaus Telenova präsentierte SwyxWare, die Software des Dortmunder Anbieters Swyx und überzeugte nicht nur mit deren Features: „Wir suchten ein Unternehmen, das in etwa unsere Größe hat. Deshalb passen wir gut zusammen“, erklärt Koch. Konica Minolta nutzte die Gelegenheit und entschied sich für die Installation des Systems mit 75 Lizenzen.

Damit zog nie dagewesener Komfort in die neuen Räumlichkeiten ein. So ist es problemlos möglich aus Outlook-Kontakten oder anderen Anwendungen wie dem CRM-System heraus einen Anruf zu starten. Bei internen Telefonaten oder der Anrufweitergabe sehen die Mitarbeiter zudem automatisch, welcher Kollege gerade telefoniert oder abwesend ist. Umgekehrt erkennt der Angerufene bei einem Anruf mit Rufnummernübermittlung automatisch alle Details seines Gesprächspartners, die im Telefonbuch oder der Kundendatenbank gespeichert sind.

Einfach & flexibel

Einfache aber durchdachte Funktionen wie diese erleichtern die Arbeit von Koch und seinem Team spürbar. Was heute nur noch ein triviales Problem ist, war mit der alten Telefonanlage ein wahrer Albtraum. Für jede Umprogrammierung war ein Techniker des Herstellers nötig der sich Anreise und Arbeit gut bezahlen ließ. Heute erledigt Koch solche Aufgaben mit wenigen Mausklicks nebenbei. Ändert sich – etwa nach einer Heirat – der Name eines Mitarbeiters, sind diese bei SwyxWare nach der Änderung sofort im gesamten System abgebildet.

Die Implementierung der Anlage verlief mit Hilfe von Telenova innerhalb kürzester Zeit. Schon vor dem ersten Einsatz vor Ort bereitete der Partner den Swyx-Server vor, so dass er nach dem Aufstellen bei Konica Minolta sofort betriebsbereit war. Als Server wählte Koch ein Gerät von Dell, das über mehrere ISDN-Karten mit dem Telefonnetz verbunden ist. „Bei der Swyx-Lösung kann der externe Netz-Provider entweder via ISDN oder VoIP angebunden werden. Das macht den Umstieg einfach“, erklärt Telenova- Geschäftsführer Stefan Schmautz.

Nach anfänglicher Skepsis und einigen ersten „Experimenten“ mit den neuen Möglichkeiten der Telefonie war das gesamte Konica Minolta-Team begeistert. Dabei half es, dass an den Arbeitsplätzen auch weiterhin Tischgeräte stehen. „Eigentlich sind für die Software nur noch Headsets oder Handgeräte ohne Tastatur nötig“, erklärt Schmautz. Trotzdem wollte die Firma den Mitarbeitern die gewohnten Telefonie-Leistungsmerkmale nicht nur am Bildschirm bieten. „In diesem Bereich waren wir konservativ“, berichtet Koch. Die Geräte geben das beruhigende Gefühl des „Altbewährten“.

Auch das gute alte Fax erfreut sich bei Konica Minolta noch immer großer Beliebtheit. „Viele unserer Aufträge kommen aus Arztpraxen und benötigen eine rechtsgültige Unterschrift. Da ist das Fax noch immer unschlagbar“, erklärt Koch. Die Faxe landen als E-Mail im Eingangskorb der betroffenen Arbeitsgruppen, einzelne Mitglieder des Managements haben zudem eigene Faxnummern. Vom Handling der Faxe als E-Mail profitieren besonders die Außendienst- und Home-Office-Mitarbeiter. Sie sind auch in der Ferne gut mit dem Telefonsystem von Konica Minolta verbunden. Über einen ISDN Primär-Multiplex-Anschluss werden Telefonate automatisch an die entsprechenden Handys weitergeleitet.

Trennung aufgehoben

Dem alten Büro trauert bei Konica Minolta niemand hinterher. Und auch das Telefonieren „alter Schule“ mag man sich kaum noch vorstellen: Kontakt im PC aufrufen, Telefonnummer an einem anderen Gerät eintippen – dieser Anachronismus hat bei dem Medizintechnik-Profis ausgedient. Koch: „Mit SwyxWare ist bei uns die antiquierte Trennung zwischen Telefon und Computer endlich aufgehoben.“

Smartphone-Anwender kommen dank des neuen SwyxIt! Mobile Clients sogar mobil in den Genuss der komfortablen SwyxWare-Funktionen. In Zukunft möchte das Unternehmen sogar das „One-Number“-Konzept einführen: jeder Mitarbeiter ist unter einer einzigen Nummer automatisch auf dem richtigen Endgerät erreichbar.